情報管理課の仕事

レポートチームの仕事 上

 

情報管理課の主な仕事はその名の通り、報告書の作成です。

こちらでは、報告書とは何なのか、他にどのような仕事があるのかという事と、
情報管理課メンバーの生の声を載せていきたいと思います。

 1.報告書

現場作業から、作業員が持ち帰った測定データを基に報告書を作成します。
報告書にはいくつか種類が有りますが、配属されてから、最初に作成するのは点検報告書です。
エクセルのフォーマットがあり、前回の点検報告書から数値や判定結果を打ち替えて作成します。
現場作業員や、上席との意見のやり取りを繰り返し、完成度の高い報告書を御客様に1日でも
早く提出できるよう努めています。
私たちが修正・作成した図面を基に現場で作業するので指示書としての役割となります。

 

 2.要領書・工程表

現場作業の後に提出する報告書とは異なり、現場作業前にお客様に提出する書類です。
こちらも工務の担当者とやり取りし、どのような作業をするのかまとめていきます。
これらの書類は経験を積んで、作業の中身が理解出来てきてから任される仕事でもある為、
日々の実績が自分へのステップアップに繋がります。
どの様な作業を行うのかを事前に書類でお客様にご説明するという事は、近年では
欠かせない業務となっています。

 

 3.その他

工事写真撮影用の看板や、測定データを記入する書類等、
御客様に提出するものではありませんが、現場作業をスムーズに進めるために必要なものです。
報告書作成の他に、このような準備作業があります。

黒板写真撮影用看板(黒板)

工事写真撮影用看板(黒板)

工事写真撮影用看板(パウチ)

工事写真撮影用看板(パウチ)

 質問コーナー♪

 ★ 情報管理課として心掛けていること・大切にしていることは? 

  •  分かり易い文章や言い回しになるよう心掛けています。
    文字の大きさ、文章の改行や段落などの見栄えも気を付けています。
  •  決まり事や、細かく目を通さなければならない部分もありますが、自分で気づき
    作成できるように注意しています。
  •  報告書の提出期限を守る事はもちろん、1日でも早く仕上げる事です。
  •  いかに工務部の力になれるか、少しでも「○○がやってくれて良かった」
    と思ってもらえるようにしています。
  •  電気について分からない事が多くてもめげないことです。
  •  自分一人の知識、努力では成し遂げられるものではありません。
    お互いの仕事を理解し、コミュニケーションを大切にしています。
  •  試験データと、新たに作成した報告書との照合や打ち替えも、
    ミスの少ない様に心掛けています。

 ★ 仕事をする中で、難しいことは? 

ファイル書庫

  •  内容のまとめ方や、バランス調整が難しいです。
  •  この表間隔を見易いと思うかどうかは人によって様々です。 その人の感覚で変わってしまうので、チームみんなの感覚を
    合わせるまでには時間がかかります。
  •  電気関係の専門用語が多く、難しいですが、
    調べるなどして、自分なりに理解しようとすることが大事です。
  •  原稿担当者とのやり取りが難しいです。
    文章1つでも色々な捉え方が有り、どのような形で載せたいか、
    意見交換に苦戦するときが有ります。

★ 情報管理課に入る為のアドバイス

使うソフトは、Excel,Acrobat,visioです。
Excelやブラインドタッチの知識があった方が便利です。自信のある方は実力を活かせる場です。

★ プラスでご紹介

 チームで協力し、仕事をしています。
自分の力でお客様に届ける製品を完成させる達成感と、やりがいのある仕事です。
お客様への報告書の提出も済み、作業が全て終了した案件は、それに係わった書類を全て、ファイルに綴じて保管しています。
お客様ごと,作業案件ごとに分け、一覧表を作成し、管理しています。

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